Quatre étapes pour augmenter la productivité dans les cabinets appartenant à des médecins grâce à la gestion des talents

Avec des horaires chargés et des bénéfices à maintenir, peu de propriétaires d’entreprises de médecins disposent de suffisamment de bande passante pour adopter un nouveau processus ou un nouveau programme. Un nouveau protocole peut être particulièrement malvenu dans les entreprises déjà inondées d’interférences de la part des compagnies d’assurance, des administrateurs et des agences gouvernementales.

Ces mêmes entreprises connaissent également des pénuries extrêmes de personnel, selon un récent rapport de la Medical Group Management Association qui indique que les cabinets appartenant à des médecins ont perdu 40 % de leur personnel de soutien depuis le début de la pandémie. Bien que ces pratiques semblent disposer de moins de temps et de flexibilité pour adopter de nouvelles méthodes de travail, cette combinaison de facteurs de stress crée un besoin urgent d’augmentation de l’efficacité et de la productivité globales, qui peut être obtenue grâce à de nouveaux processus de gestion des talents.

Qu’il soit spécialisé ou familial, le cabinet d’un médecin utilise un modèle d’affaires unique dans lequel les revenus dépendent principalement du succès du propriétaire et des relations avec ses clients plutôt que de celui des employés. Selon l’AMA, les médecins d’un cabinet peuvent travailler entre 61 et 80 heures par semaine ; ces heures de travail prolongées et les exigences exigeantes de leur entreprise peuvent nuire à la durabilité à long terme.

Alors que les interactions avec les médecins déterminent la rentabilité d’un cabinet, un réseau intégral d’assistants médicaux, d’infirmières autorisées, de coordinateurs de la réception et du service client, ainsi que de professionnels facturables, est utilisé pour faciliter la fidélisation des patients et les profits.

Ces tâches dont le personnel est responsable devraient être la priorité lorsque l’on cherche à améliorer la productivité en augmentant l’efficacité de leur réalisation ou en supprimant complètement le travail grâce à l’automatisation ou à une assistance extérieure.

Voici quatre étapes essentielles pour constituer un personnel et une pratique plus productifs.

Tout d’abord, comprenez l’objectif et comment mesurer les progrès.

Pour réussir à augmenter la productivité, il est essentiel de comprendre ce qui doit être mesuré ; que signifie une pratique « productive » ? Il est important de mesurer la productivité à l’aide d’indicateurs de performance clés traditionnels tels que le chiffre d’affaires, mais il est également essentiel de suivre les mesures liées aux employés, telles que le turnover et la fidélisation. Le suivi des mesures relatives aux employés grâce à des outils tels que des enquêtes auprès des employés peut permettre aux dirigeants de comprendre l’épuisement professionnel potentiel des employés et d’autres risques.

La main-d’œuvre d’un propriétaire constitue sa ressource la plus précieuse, car elle peut être coûteuse et difficile à remplacer. Pour préserver cette ressource, tout système mis en place pour augmenter la productivité doit mesurer et contribuer à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Même si l’augmentation de la productivité est essentielle pour les résultats financiers de toute entreprise, elle doit toujours s’appuyer sur une approche axée sur les personnes pour garantir un succès durable à long terme.

Ensuite, passez en revue les tâches du poste pour vous assurer que les employés exercent au niveau de leur licence.

Les cabinets appartenant à des médecins réussissent en partie grâce au dévouement et à la diligence incontestables de leurs propriétaires. Cela peut parfois conduire les médecins à être trop intégrés dans tous les aspects de l’entreprise et à travailler sur des tâches allant au-delà des soins aux patients. Cela réduit l’efficacité de l’ensemble de l’entreprise.

Pour éviter cela, les propriétaires doivent s’assurer que les employés comprennent leurs responsabilités professionnelles et établissent une confiance en leur expertise. Cela peut être fait régulièrement au fil du temps grâce à des réunions individuelles et de service transparentes et constructives.

Lorsque les employés comprennent leur rôle direct et celui du reste de l’équipe, les propriétaires peuvent consacrer du temps à se concentrer sur les progrès globaux et les soins aux patients.

Utilisez l’automatisation dans vos pratiques quotidiennes.

Une fois que les objectifs d’un cabinet sont définis et que chaque employé, y compris le médecin principal, se concentre sur ses responsabilités directes, l’entreprise peut réussir à optimiser ses processus et à mettre en œuvre des outils pour automatiser sa pratique de routine.

Les systèmes de DSE sont omniprésents dans les cabinets médicaux, mais il existe souvent une opportunité de débloquer des fonctionnalités dans ces systèmes pour optimiser davantage les processus. Une analyse approfondie des flux de travail actuels dans les DSE peut aider à mettre en évidence des étapes supplémentaires du processus et à isoler le travail spécifique à un rôle. Les flux de travail au sein du DSE peuvent ensuite être repensés en fonction des rôles actuels des employés.

Les rappels aux clients concernant les rendez-vous à venir, la planification et les formulaires de nouveaux patients doivent également être automatisés afin de réduire davantage le temps de coordination et d’envoi de notifications destinées aux patients. Les outils de planification et d’enregistrement peuvent être rapidement intégrés aux systèmes actuels d’un cabinet pour permettre la collecte de données précises sur les patients, gagner du temps supplémentaire à la réception et renforcer la fidélité des patients en offrant une expérience rapide et sans effort.

Intégrez des professionnels tiers.

L’externalisation des tâches vers des professionnels de santé indépendants qui peuvent travailler à domicile ou à distance est une option optimale pour accroître la productivité avec un budget plus serré. Ils peuvent exécuter des tâches spécialisées ou répétitives qui encombrent le personnel de bureau à temps plein. En outre, les professionnels de la santé tiers ont tendance à constituer une option plus abordable, car ils n’ont pas besoin d’avantages sociaux à temps plein ni d’espace de bureau, et leurs horaires peuvent être flexibles en fonction du flux et du reflux des patients.

Alors que la demande dans l’industrie continue de croître et que les entreprises cherchent à augmenter leur marge bénéficiaire, une agence de conseil est un autre excellent outil à considérer. Ces agences peuvent développer des plans personnalisés pour augmenter la productivité. Ce sont des partenaires optimaux car ils déchargent les propriétaires du fardeau de la mise en œuvre de ces plans, atténuant ainsi les revers potentiels et garantissant le succès à long terme.

Déterminer ce que la productivité signifie pour un cabinet, s’assurer que les employés travaillent au niveau de leur licence, automatiser les tâches quotidiennes et engager des professionnels externes sont autant d’éléments essentiels au développement de processus qui solidifieront le succès à long terme d’un cabinet appartenant à un médecin. Jeter les bases d’un environnement de travail productif ne doit pas nécessairement constituer un fardeau supplémentaire pour les médecins. Au lieu de cela, il peut s’agir d’un système transparent permettant d’accroître la fidélité des employés, la rétention des patients et la rentabilité.

Meg Underwood est directrice générale principale, stratégie et performance, chez Ankura.