Une approche globale pour les pratiques médicales

L’une des principales conclusions de cette nouvelle étude est qu’un processus d’intégration formel d’une durée de trois mois ou plus peut accroître la satisfaction au travail et améliorer la rétention des médecins. Le rapport de recherche sur l’intégration des médecins et des cliniciens récemment publié par l’Association for Advancing Physician and Provider Recruitment (AAPPR), Jackson Physician Search et LocumTenens.com fournit une feuille de route aux cabinets médicaux qui souhaitent s’assurer que les recrutements permanents et les prestataires de services de remplacement s’intègrent parfaitement à votre culture ainsi qu’à votre lieu de travail.

Il est utile de faire la distinction entre l’orientation, qui est une démarche à court terme et basée sur des formalités administratives, et l’intégration, qui est un effort à plus long terme conçu pour créer une relation entre les nouveaux prestataires et votre organisation. Lorsque vous pensez à l’intégration, considérez qu’il s’agit d’un processus stratégique qui peut avoir un impact sur la satisfaction, la productivité et, en fin de compte, les résultats des soins aux patients d’un clinicien. Qu’il s’agisse de comprendre les nuances des opérations et de la technologie de l’établissement ou de la tâche apparemment simple de savoir où se garer, les cliniciens affirment que l’intégration peut donner le ton à l’ensemble de la relation.

Avant le jour 1 : Préparez le terrain pour réussir

La préparation du premier jour d’un nouveau clinicien commence bien avant qu’il ne franchisse la porte. Un processus structuré garantit que tout est en place, depuis les privilèges et l’inscription des payeurs jusqu’aux détails les plus fins qui permettent au clinicien de se sentir le bienvenu et prêt à commencer. Selon le rapport de recherche sur l’intégration des médecins et des cliniciens, 85 % des cliniciens interrogés ont indiqué que des instructions détaillées et une accréditation rapide étaient essentielles pour assurer une transition en douceur. Ce travail préparatoire ne consiste pas seulement à cocher une liste de contrôle ; il s’agit de donner le ton positif à l’expérience du clinicien.

Les principales étapes à suivre avant le premier jour du clinicien comprennent :

1. Communiquer avec le personnel existant : informer votre équipe actuelle de la date de début du nouveau clinicien garantit que tout le monde est prêt à l’accueillir et à le soutenir.

2. Commande des éléments essentiels : le cas échéant, préparez les cartes de visite, les blouses blanches, les carnets d’ordonnances, les ordinateurs portables et les autres outils nécessaires à l’arrivée du médecin. Ces détails indiquent que le cabinet est organisé et valorise le temps du médecin.

3. Préparation de l’espace de travail : un espace de travail bien préparé donne une première impression positive. Assurez-vous que le bureau ou le poste de travail du clinicien est entièrement équipé et prêt à l’emploi.

4. Aborder la logistique : des instructions claires sur le stationnement, le code vestimentaire et d’autres détails logistiques aident à réduire le stress du premier jour.

5. Dispositions de voyage pour les prestataires de soins intérimaires : Pour les prestataires de soins intérimaires, l’organisation à l’avance du voyage et de l’hébergement démontre de la considération et du professionnalisme.

6. Orientation communautaire pour les prestataires permanents : Bien que cela fasse probablement partie de votre recrutement, les employés permanents souhaitent vivement une forte orientation vers la communauté – ils ont qualifié cela de « indispensable » dans le récent sondage.

Le jour 1 : faire une bonne première impression

La première journée est souvent épuisante pour les cliniciens, car ils sont confrontés à une multitude de nouvelles informations. Il est donc essentiel de répondre à leurs attentes élevées en matière d’organisation et de clarté. Notre récente enquête menée auprès de l’AAPPR a révélé que plus de 75 % des cliniciens s’attendent à une orientation approfondie qui couvre les attentes liées au poste, les systèmes de l’établissement et les protocoles. Une première journée bien structurée peut donner le ton pour toute la durée du mandat du clinicien dans votre cabinet.

Pour y parvenir, pensez à inclure les éléments suivants dans votre orientation du premier jour :

1. Présentation du personnel clé : Fournissez au clinicien les coordonnées des membres clés du personnel qui seront ses principaux points de contact.

2. Formation DSE/TI : Une formation complète sur le système de dossiers médicaux électroniques et les autres technologies qu’ils utiliseront est essentielle – 63 % des personnes interrogées ont déclaré que l’adoption de la technologie était le plus grand défi lors du démarrage d’un nouveau poste.

3. Examen des flux de travail et des politiques de l’établissement : assurez-vous que le clinicien comprend les flux de travail, les politiques et les protocoles du cabinet. Cela l’aidera à s’intégrer rapidement aux opérations du cabinet.

4. Affecter un partenaire clinique : Associez le nouveau clinicien à un collègue plus expérimenté qui peut lui offrir un soutien continu et répondre à ses questions au fur et à mesure qu’elles se présentent.

5. Autoriser des pauses : les séances d’orientation peuvent être écrasantes, alors prévoyez des pauses régulières pour aider le clinicien à assimiler les informations présentées.

6. Formation pratique et contrôles de rétention : intégrez des séances de formation pratique, suivies de contrôles de rétention pour vous assurer que le clinicien est à l’aise avec les nouveaux systèmes et processus.

Au-delà du jour 1 : l’intégration à long terme

Si le premier jour est important, un soutien continu est essentiel pour assurer le succès et la satisfaction à long terme d’un clinicien au sein de votre cabinet, qu’il s’agisse d’un employé permanent ou d’un prestataire de services intérimaire qui ne sera avec vous que pendant des semaines ou des mois. Au cours de la première semaine, les cliniciens apprécient particulièrement les présentations aux membres de l’équipe et la compréhension claire de leurs rôles au sein du cabinet. Pour les cliniciens plus jeunes, un soutien continu et une intégration sociale sont particulièrement importants.

Voici comment vous pouvez soutenir les cliniciens au-delà de leur premier jour :

1. Présentations de l’équipe : Facilitez les présentations à tous les cliniciens et au personnel sur place. Établir ces relations dès le début peut aider le nouveau clinicien à se sentir plus à l’aise dans son nouvel environnement.

2. Événements sociaux : organisez des événements sociaux informels pour encourager la cohésion de l’équipe. Ces événements peuvent aider le clinicien à se sentir comme un membre apprécié de l’équipe.

3. Contrôle de fin de semaine : prévoyez un contrôle à la fin de la première semaine pour répondre aux préoccupations ou aux questions du clinicien. Cela montre que le cabinet s’investit dans leur bien-être.

4. Augmentation progressive du volume de patients : Permettre au clinicien de prendre progressivement en charge une charge complète de patients, en lui laissant le temps de s’adapter au fonctionnement du cabinet.

5. Du temps consacré à l’apprentissage : en particulier pour votre équipe permanente, assurez-vous que le clinicien dispose de temps consacré à se familiariser avec les installations, les processus et toute formation supplémentaire dont il pourrait avoir besoin.

6. Discuter des opportunités de croissance future : Engagez des conversations sur l’avenir du clinicien au sein du cabinet, y compris les opportunités de croissance professionnelle et d’implication dans le développement de la pratique.

Différences générationnelles et de genre dans les préférences :

L’adaptation à des protocoles et procédures spécifiques est systématiquement considérée comme l’aspect le plus difficile du début d’un nouveau poste, les médecins les plus âgés trouvant cet ajustement particulièrement difficile. Les médecins plus jeunes ont montré une préférence pour un soutien continu, comme des interactions sociales et du temps consacré à l’apprentissage des installations et des processus.

Alors que les médecins de sexe masculin étaient généralement plus satisfaits de leur expérience d’intégration, les médecins de sexe féminin et les jeunes prestataires ont souligné l’importance d’avoir la possibilité de poser des questions et de recevoir des informations claires avant leur premier jour.

Les avantages à long terme d’un processus d’intégration formel

La mise en place d’un processus d’intégration formel ne consiste pas seulement à mettre un nouveau clinicien à niveau ; il s’agit de le préparer à une réussite à long terme au sein de votre cabinet. Un programme d’intégration bien organisé permet aux cliniciens de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux – prendre soin des patients – tout en réduisant le stress et l’incertitude qui accompagnent souvent un nouvel emploi. En investissant dans un processus d’intégration approfondi et intentionnel, vous améliorez non seulement la satisfaction des cliniciens pour les recrutements permanents, mais vous améliorez également l’efficacité globale et la réputation de votre cabinet et augmentez la probabilité qu’un prestataire de services de remplacement soit prêt à revenir si et quand vous en avez besoin.

À propos de Tara Osseck, MHA, vice-présidente régionale du recrutement chez Jackson Physician Search. Forte de plus de 16 ans d’expérience dans le secteur de la santé, Osseck se spécialise dans la mise en relation d’organisations de soins de santé avec des médecins parfaitement adaptés au poste et à la culture. Elle dirige une équipe de recruteurs pour la division Midwest de l’entreprise, plaçant des prestataires dans les régions du Midwest et du Haut-Midwest. Osseck a obtenu une licence de l’université Truman State et une maîtrise en administration et gestion des soins de santé de l’université de Memphis.

Jenny Binner, MBA, MHA, est vice-présidente associée des services de médecine d’urgence, de soins d’urgence et de médecine du travail pour LocumTenens.com. Elle a plus de 15 ans d’expérience dans le domaine de la santé, allant de la dotation en personnel à la gestion de cabinet, en passant par la gestion du flux de travail du DSE, l’intégration de cabinet et les acquisitions. Binner est titulaire d’une maîtrise en administration des affaires et d’une maîtrise en administration de la santé de la Georgia State University.